介護施設の方必見！介護システムの豆知識と役立つ機能などをご紹介します！

介護システムとは、介護現場での各種の事務作業や情報共有をスタッフ全員で効率化することを可能にするシステムのことです。
介護施設には様々な介護度や境遇が異なる利用者が集まるだけに、きめ細かい対応が必須と認識されてきました。
しかし慢性的な人手不足により、最適化されたサービスの提供は難しくなりつつあります。
介護システムを導入することには、利用者の現況を把握しスタッフ同士で認識を共有することで、希望にそったサービスの提供と満足度の向上を可能にするメリットがあります。

介護システム導入で事務作業は6割以上カットできる！

介護システムは介護現場におけるスタッフの事務作業をサポートしたり、現業スタッフの仕事管理や勤怠管理など各種のフィールドで効率化することを可能にできるシステムのことです。
介護システムの導入が急速に進んでいる背景には、会議を必要とする高齢者が増加しているにもかかわらず、介護現場で慢性化している人材不足の状況という現実の前でサービスの低下を防ぎながら業務の効率化で収益構造を改善しなければならないニーズが強いからです。
介護スタッフは利用者へのサービス提供と言う現業が大きな比率を占めるのは確かですが、手書きやエクセルを駆使した書類作成や介護報酬請求などの事務作業に忙殺される部分も相当な負担となっているのが現実です。
介護システムを導入した場合、データの記録や管理・誤字脱字などのチェックなどの負担から解放されることを期待できます。
とりわけ介護報酬計算などのミスなどを解消できることから、書類作成やデータ記入などにとられる作業の6割程度はカットすることが可能です。

介護システムを導入するとペーパーレスでＳＤＧｓも実践できる！

介護の仕事においては、ケア記録など様々な書類を作成しなければならず、なかには長期の保管義務があるものなどもあり、この書類の管理がスタッフの大きな負担になっているとされています。
紙の書類だと、作成し整理して綴じ、保管場所も確保する必要があるなどのデメリットがあります。
この負担を解消するのに役立つと近年注目されているのが介護システムです。
介護システムを導入すれば、書類をペーパーレスにすることができ、ＳＤＧｓにも貢献することができます。
介護システムで書類をペーパーレス化すれば、保管場所にも困らず、オフィス内がスッキリします。
それだけではなく、業務も効率化することが可能です。
介護事業所においては、手書きしたものをパソコンなどに再入力しているというケースがよく見受けられます。
これは二度手間であり無駄な作業と言わざるをえません。
介護システムを導入すれば、このような非効率的な作業を極力排除することができるはずです。

介護システムは無料体験なども実施している

様々な分野でDX化が進んでいますが、介護業界にもついにその波がやって来ました。
介護システムではパソコンに専用のソフトウェアをインストールすることで利用でき、要介護者の情報、担当職員の勤怠管理やローテーション、各種補助金の申請など業務に必要な全てを一元管理することが可能です。
しかし、イニシャルコストは決して安いものではないのに加えて、それを操作する人材も必要でいきなり導入するにはハードルが高いのも確かです。
そこで多くの介護システムを提供しているメーカーでは、無料体験を用意しています。
期間限定版や機能限定版のソフトウェアを公式ウェブサイトから無料でダウンロードでき、誰でも自由に利用できます。
インストールウィザードに従って進めれば簡単なステップで導入が完了し、チュートリアルでは簡単な操作方法を学ぶことができます。
使い勝手の良さを試したり、職員に使いこなせるのかなどを見極めます。
利用期間内に多くの機能を試し導入を決定したなら製品版を購入して、本格的な運用を開始できます。

介護システム導入で人件費削減と健全経営が実現

限られた予算でギリギリの運営を余儀なくされている介護施設も多く、特に人件費に関しては非常に大きな負担となっています。
当然ながら入居者の介護をするためには一定数の職員が必要となるので、サービスを低下させないためには必要以上に削ることはできません。
しかし一方で職員にとってもう1つ大きな業務である事務作業ですが、ここに関しては介護システムの導入で作業を効率化させることができます。
介護システムにとって事務作業の時間を減らすことができれば、その分人件費を削減させることも可能となります。
たとえ職員の数そのものは変わらなくても、残業時間を減らすことで支出を減らせるようになりますし、健全な経営を実現させることができます。
もちろん介護システムは他にも様々なメリットがあり、事務作業を軽減できれば入居者への対応に時間をかけることができるので、サービスの質を保ちながら働くことができます。
結果として施設に対する評価も高まり、安定した運営ができるようになります。

介護システムの役立つ機能その①ペーパーレス

介護システムは、高齢者や障がい者などの介護を行うためのシステムで、役立つ機能が多数存在します。
その中でも、ペーパーレスは非常に重要な機能の一つです。
従来の介護現場では、多くの紙文書が必要で、情報のやり取りに多大な時間がかかっていました。
さらに、書類の紛失やデータの漏洩などの問題も頻発していました。
しかし、介護システムでは、紙文書を排し、データの電子化によって効率的な情報共有が可能になりました。
ペーパーレス化によって、介護現場の業務プロセスは劇的に改善されました。
情報を入力するだけでシステム内でデータの検索や管理が可能になります。
必要な情報をリアルタイムで共有することができ、スムーズな連携やコミュニケーションが可能になりました。
情報の安全性も向上します。
情報の漏洩や紛失を防ぐことができ、セキュリティ面でも大きなメリットがあります。
また、紙の書類の保管や廃棄にかかるコストも削減することができます。

介護システムの役立つ機能その②情報の一元化

介護システムは介護現場での各種の業務の効率化をはかるための、情報通信技術ソフトのことです。
介護業界では慢性的な人手不足を背景に、現有スタッフで現業を含め事務作業についてもサービスの質を低下させることなく、いかに効率化をはかるかが喫緊の課題と認識されています。
介護システムはこのような問題意識のもとで、急速に普及が進んできました。
介護システムを導入することで実現できることのひとつに、情報の一元化をあげることができます。
情報共有やデータの連携がスムーズになるので、同じ事業所のグループ同士で迅速なデータの共有認識が可能になります。
具体的には同じグループ内で介護施設から病院へ予約をいれるなどの際にも電話でスムーズに、病室の秋状況を確認したり書面の転送などが不要になります。
これまでは紹介から入所先の手配まで、時間がかかるのが通常でした。
この点介護システム導入により一連の情報共有が迅速に行われることで、利用者にとっても必要なサービスを利用できるという具体的メリットを得ることが出来ます。

介護システムの役立つ機能その③統計や分析が簡便

介護システムの中でも、非常に役に立つものとして統計や分析が挙げられます。
統計や分析を利用することができる介護システムは、その介護の実態や課題を簡単に把握できるようになるためです。
一般的に、介護業界では様々な人材を投入しなくてはいけませんので、効率的に業務や計画を練ることができないと、大きな負担になりかねません。
この点、介護システムを導入すれば効率的な計画や改善策を提案することができるようになります。
これを利用することによって、効率的に業務を遂行することができるようになるので、結果的に働いている人達の負担を軽減できるメリットが生まれます。
介護システムの中には、自動集計の昨日が存在するものもありますので、そこで蓄積されたデータを利用しながら最善の答えを出すことが可能です。
介護データを用いれば、現状で持ち上がっている様々な問題点を改善していくことができるので、より良い介護サービスを提供できるようになるメリットが生まれます。

介護システムの役立つ機能その④特定事業所加算対応

介護システムには、特定の種類の事業者が使用する時に役立つ機能も搭載されています。
特定事業所加算に対応しているシステムもあるので、このような施設に該当する事業所が使用することもできます。
特定事業所加算とは、優れた品質の介護サービスをおこなっている事業所に対しておこなわれている加算の規定です。
こうした制度の対象になっているのは、スタッフの配置などにも気を配っている施設です。
専門的な能力を持っているスタッフが働いている施設などが、加算の対象となることがあります。
手厚い介護が必要な高齢者にも積極的にサービスをおこなっている施設も対象になっています。
このような評価のシステムが作られたのは、国内のさまざまな地域で生活している高齢者が、より良い介護サービスを利用できるようにするためです。
こうした規定の適用を受けられるのは、法令で決められている一定の条件を全て満たしている事業所です。
行政機関に届出をすることで、この加算制度の適用が受けられます。
介護システムを導入すれば、このような制度もさらに利用しやすくなります。

介護システムの役立つ機能その⑤ほかのソフトと連携可能

介護システムのためのソフトウェアは入力したデータを独自のファイル形式で取り扱うことが多く、他の形式に転用することができないのがほとんどでした。
職員にシフトを開示したり、役所に提出する報告書や助成金を受けるための申請書などを作成する際などにはモニターに表示されたデータを目視で確認して、紙にメモを取ると言うデジタル化の中では本末転倒な作業を強いられていたこともありました。
そんな問題を解決するために生まれたのが、ほかのソフトウェアと連携可能な介護システムです。
介護システムに入力されたデータは、広く普及しているワープロや表計算、プレゼンテーションなどのファイル形式に変換して出力でき、それらのツールで読み込むことができるようになります。
紙に書いたメモを書き写す必要も無く、ダイレクトに読み込んで反映させられるので、シフト表や報告書、申請書などを素早く作成することが可能です。
介護システムを導入すれば、現場での作業スピードを飛躍的に向上させられます。